answer the 4 question attach

profilerana900
Week10-PPMChapter10.pdf

Project Procurement Management Chapter 10:  Conducting Procurements (1 of 2)

Week 10

What is the Solicitation Process?

“Solicitation is a generic term that includes invitation for bids, requests for  proposals, requests for quotations, and any other method for soliciting price  from vendors and subcontractors.  Procedures differ for these different  methods.”    (PPM, p.185)

Components of the Solicitation Process:  Qualified Seller Lists (“Supplier Databases”)

 Bidder Conferences (“The Pre‐Bid Conference”)

 Sole Sourcing versus Single Sourcing

 Competition  (“To have or Not Have?”)

 Seller Questions

The Solicitation Process

What is Included in a Seller Database?  Past Performance Ratings – Procurement Manager / Project Manager  rating of the level of success of the seller on the last project and/or on the  most recent phase of the procurement.

Criteria Evaluated Includes: 

Qualified Seller Lists

‐ Timeliness

‐ Level of Quality

‐ An overall recommendation for continued use / reuse

‐ Responsiveness / Cooperation

‐ Communication

 Typically a Sign of a Mature Procurement Process

 Size Limitation and/or Reducing Size (“Dropping Sellers”) – May cause  political problems (particularly in Public‐Sector Procurements)

 May Ultimately Include “Pre‐Approval” of: T & C Agreements, Statements  of Qualification, Insurance, Etc. 

Why Hold a Pre‐Bid Conference?  Places all Sellers on an Equal Footing

Provides for an opportunity to review the solicitation process and specifics  with ALL sellers

Should be mandatory for Large / High‐Risk / Complex procurements.

Optional for Commodity procurements

 Opportunity for Questions to be Asked

Follow‐up with written restatement of questions and answers provided – commonly referred to as an “Amendment to the Solicitation” or an  “Addendum to the RFP.”

Similar to Parole Evidence Rule, RFP should include statement that only  written responses to questions are valid. 

PreBid Conferences

Definition(s):  “Sole‐source negotiation occurs when there is only one seller that can provide  the needed product or service.  Thus, a sole‐source seller has a monopoly in  its market and tremendous leverage with most buyers?”  (PPM, p.187)

“Single sourcing is the deliberate choice for one supplier.”  (PPM, p.187)

Single‐sourcing occurs when there are multiple sellers for a product or  service, but for DOCUMENTED reasons, a business‐decision is made to limit  the procurement opportunity to only one seller.

 Occurs Most Frequently in the Private‐Sector – Where longstanding and/or  price‐based relationships become preferable

 May Occur in the Public‐Sector (Government) – Requires prior approved  justification and may face challenge/protest from those excluded

Why Sole Source Procurements?

Reasons / Requirements for Competitive Procurements (Per the Federal Competition in Contracting Act “CICA” of 1994)  1. There is only one source available and no other products or services will 

fulfill the requirements. 2. Unusual and compelling urgency requires the number of sources to be 

limited; however, as many sources as possible must be solicited. 3. A particular award must be main to maintain a critical facility or source 

for industrial mobilization or national emergency. 4. A particular source or method is required by treaty or agreement with a 

foreign government. 5. A particular source or method is required by statute. 6. National security requires that sources be limited in case where 

disclosure of needs would compromise security. 7. Head of the Agency certifies to Congress that noncompetitive procedures 

are determined to be necessary in the public interest.

Procurement Competitions

 Maintain a Level Competition

Sellers who ask a large quantity of questions may be seeking an advantage  over their competitors.  Private‐sector and Public‐sector rules about how to  respond differ:

Public‐Sector – Requires questions and answers be provided to ALL sellers,  regardless of origin

Private‐Sector – Procurement and/or individual solicitation “rules” may allow  for questions to be answered directly (not recommended, though)

 To Whom Should Questions be Addressed

Control how questions are to be submitted – method, format, and timing

Define who formally responds – i.e., the Procurement Manager

Procurement Manager solicits answers from technical support and/or Project  Management – Don’t rely on oneself!

What to do About Solicitation Questions

Project Procurement Management Chapter 10:  Conducting Procurements (1 of 2)

PPM Week 10 Discussion Question

Question 10:   Explain sole sourcing and why it may be  necessary and/or advantageous to limit  competition.  What are the risks to the  procurement process?

Project Procurement Management Chapter 10:  Conducting Procurements (1 of 2)

Week 10